Alles over de invoer van fiscale datamodules

Vanaf 1 april 2014 moeten alle ondernemingen in de horecasector verplicht gebruik maken van een geregistreerd kassasysteem met fiscale datamodule. De invoering van dit systeem, ook wel GKS genaamd, begint reeds in het jaar 2013: in het eerste semester zullen de systemen gecertificeerd worden, in het tweede semester vindt de registratie van alle uitbaters die een kassasysteem met fiscale datamodule moeten gebruiken plaats. Als horeca-uitbater zit u natuurlijk met verschillende vragen over de implementatie van dit GKS in uw zaak. Het antwoord op de belangrijkste onduidelijkheden over de consequenties van deze nieuwe maatregel vindt u hier.

Voor wie is het gebruik van een fiscale datamodule verplicht?

De fiscale datamodule staat ook wel bekend als de “blackbox” van een geregistreerd kassasysteem en is vanaf 1 juli een verplicht onderdeel van elke geregistreerde kassa. Een GKS zonder fiscale datamodule beantwoordt dus vanaf dan niet meer aan de wettelijk gestelde voorschriften. Deze gelden voor horeca-uitbaters die meer dan 10% van hun omzet op regelmatige basis maaltijden serveren. Het grote verschil is dat een dergelijke kassa in plaats van “gewone” rekeningetjes, alleen nog maar btw-bonnetjes uitreikt als controledocument. Alles wat op dit bonnetje vermeld staat, wordt ook in de kassa opgeslagen.

Hoe moet u een kassasysteem met fiscale datamodule gebruiken?

Een geregistreerd kassasysteem bestaat uit drie hoofdonderdelen: de kassa zelf, de fiscale controlemodule en een gepersonaliseerde “smartcard”. In principe is het gebruik van het nieuwe systeem weinig afwijkend van de manier die u al gewend was: wanneer de klant de rekening vraagt, geeft u alle producten in via de kassa. Deze worden rechtstreeks en onmiddellijk opgeslagen op de fiscale controlemodule. De zogenaamde “smartcard” voorziet het rekeningetje van een unieke, digitale handtekening. Aparte btw-bonnetjes uitreiken bij de rekening wordt daarbij overbodig.

Opgelet!

De geregistreerde kassasystemen die momenteel op de markt zijn, hebben nog niet de verplichte bijbehorende blackbox (fiscale datamodule). U kunt de lijst met goedgekeurde toestellen raadplegen op de website van horecablackbox.

Wat bij technisch falen van de fiscale datamodule?

Indien u geconfronteerd wordt met een technisch defect van uw fiscale datamodule en dus van uw GKS, dient u zelf in te staan voor het correct bewaren van alle gegevens en transacties in de tussentijd. Dit betekent dat u ... - Meteen na vaststelling van het probleem uw btw-kantoor op de hoogte dient te brengen met een beschrijving van het defect en het tijdstip en de datum waarop het zich voordeed.

• In afwachting van het oplossen van het technisch defect, gebruikt u de oude btw-bonnetjes om transacties op bij te houden en uit te delen aan uw klanten (houd dus zeker altijd uw oude bonnetjes bij!).
• Van zodra de fiscale datamodule weer naar behoren functioneert, dient u dit te melden aan het btw-kantoor met daarbij de vermelding van het aantal uitgereikte btw-bonnetjes met hun begin- en eindnummer én het tijdstip en de datum waarop u weer gebruik kon maken van uw kassasysteem met fiscale module.